Démarré sur cahier en 2015, repris par Eva Dayot sur tableur Excel dès son arrivée au sein du projet en 2017, l’inventaire des objets confiés à la Maison de l‘Histoire de la Chanson est complété depuis 2018 par quelques bénévoles de l’association « Les Baladins », afin d’avoir un inventaire précis et structuré, destiné par la suite à alimenter une base de données accessible au public de la Maison.
En outre, les disques sont numérisés, de manière professionnelle, en format « flac », afin d’en assurer la sauvegarde dans un format non destructeur de la qualité initiale. Le cas échéant, quelques travaux d’amélioration sont appliqués avant numérisation. Les pochettes sont également numérisées.
De mars 2018 à fin 2020, c’est plus de 500 heures (hors numérisation) qui ont été effectuées dans les locaux de stockage des collections, afin de protéger, numéroter et inventorier chaque objet.

Merci à l’équipe : Maryse TAULIN, Jacques TOPART (spécialiste de la numérisation), Serge JOSEPH (gardien de l’inventaire), Jean-Louis APPREDERIS, Guy ZWINGER, Gérard ANGELIQUE.

Les objets, après protection et numérotation, sont stockés dans des cartons de transport numérotés, sur le lieu même de leur inventaire, dans l’attente de leur transfert vers le lieu définitif de stockage, en cours de recherche.

Seule une fraction des collections se trouvera physiquement dans les locaux de la Maison de l’Histoire de la Chanson.

Tout nouveau don d’importance fait l’objet d’une convention entre le donateur et la Ville de Vandoeuvre, qui a actuellement la responsabilité du gardiennage des collections.